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房产登记纸质档案与电子档案的关系_1

来源:网络|发布时间:2020-11-13|浏览次数:
房产登记纸质档案与电子档案的关系 [摘要]随着科学技术的进步,电子档案的档案管理方式逐渐普及,在当前房屋登记档案管理中发挥着重要的作用。然而电子档案固然具有优势,却仍然存在缺陷,因此在房产登记的档案管理中,不仅要学会应用电子档案,也不能放弃使用纸质档案,将两者融合应用,才能够保证房产登记档案管理的科学性。

[关键词]房产登记;纸质档案;电子档案;融合应用

1房屋登记纸质档案与电子档案的优缺点

1.1纸质档案的优缺点

1.1.1纸质档案的优点纸质档案是传统的档案形式,在当前企业档案管理中,纸质档案是权威性的、具有法律效应的档案形式,在房产登记中,纸质档案是产权人亲笔签名的权威性档案,纸质档案的合同由企业与产权人人手一份,因此纸质档案没有被改动的顾虑,能够还原档案最初的信息,更加真实可靠;纸质档案不会受到电力等因素的影响,也不会轻易被不法分子窃取改动,档案保存更安全。1.1.2纸质档案的缺点纸质档案在制作时需要耗费大量的人力物力,在产权人进行房产登记时往往需要耗费较多的资源,同时档案制作较为复杂,对人力物力的消耗量大;房产登记的纸质档案数量巨大,当有问题需要查阅档案时需要从大量的档案堆中寻找,查阅不方便;纸质档案一旦确定就很难更改,发现错误后难以更正,给房产登记后续工作带来较大困扰;房产登记的纸质档案在同一时间内只能单人审阅,档案信息传播较慢;纸质档案在保管时具有较大难度,要防止潮湿、虫鼠类啃食、火灾以及档案丢失。

1.2电子档案的优缺点

1.2.1电子档案的优点电子档案最大的优点在于便于查阅,随着计算机技术的发展,电子档案的功能越来越丰富,在查阅时只需要输入产权人姓名,就能够准确快速的查阅到产权人的档案信息;其次,电子档案相比于纸质档案节省了人力物力,电子档案在制作时不需要耗费纸张,在一台电脑上能够完成大量的电子档案制作,同时在房屋产权登记时可以下载模板,只需要改动关键地方,更为便利;随着计算机技术的发展,在进行房屋登记时,电子档案能够将产权人的声音影像资料等上传到档案资料库中,能够更好地表达档案信息;其次电子档案可以通过共享供多人进行审阅,提高了查阅效率。1.2.2电子档案的缺点电子档案相比于纸质档案保管难度更高,房产登记的电子档案存放在电子设备中,而电子设备由于其自身特性,容易出现损坏等问题,并且其保质期一般较短,存放在电子设备里的电子档案也容易随电子设备的损坏而丢失;其次,存放在计算机中的电子档案受停电或者病毒侵袭,会导致档案数据丢失,部分数据无法恢复;部分不法分子也会侵入房产企业网络盗取档案,造成档案机密泄露,房产登记的电子档案信息还会被病毒自行改动,这个过程难以发现,因此电子档案的真实性较低,一般不具有法律效应。

2电子档案与纸质档案的关系

虽然电子档案与纸质档案之间存在着各种区别,但是二者仍然具有相同的性质,两者逐渐存在着必然的联系。

2.1二者在原则上相互联系

在房产登记档案的档案管理中,纸质档案与电子档案都要遵守档案工作的原则,根据我国《中华人民共和国档案法》,档案管理要遵守统一领导下分级管理的原则,从而实现保护档案完整与安全,便于利用。

2.2二者归档范围一致

纸质档案与电子档案的归档范围要遵守我国相关规定文件,而电子档案除了要将房产登记的档案进行归档,还要将相关纸质文件进行归档,包括电子文件的使用说明与操作手册、使用电子档案纸质文件如任务书说明、技术鉴定的材料等。

2.3二者作用一致

档案的最终作用都是查阅利用,因此电子档案与纸质档案在保管时应该考虑的是档案信息的安全与长久,由于电子档案使用设备的特殊性,要做好保管就必须记性纸质档案的备份;同时电子档案是基于计算机技术的发展产生,保管技术存在诸多不足,并且其风险也相对更大,而纸质档案的保管历史更长,保管体系较为成熟,因此对于电子档案的管理具有参考价值,电子档案与纸质档案只有做好保管才能够良好的发挥作用。

3房产登记电子档案与纸质档案的融合应用

3.1电子档案与纸质档案的融合应用

在房产登记的档案管理中,如何更科学的将纸质档案与电子档案融合应用成为了诸多企业档案管理工作者共同思考的问题。房产企业在与产权人进行房产登记时,往往只看重纸质档案,没有电子档案的参与,导致后期在更改错误内容时,往往需要重新签订一份产权档案,这时不但原有档案的查找困难,在审阅时还要去逐条寻找错误,增加了工作难度。这时使用电子档案能够从数据库里快速准确地调出产权人的档案信息,并且能够通过关键字搜索很快找到错误点,反映到纸质档案中。因此,在融合使用电子档案与纸质档案时,将纸质档案做好编号,再将这些编号录入数据库,当需要使用时,可以通过电子档案进行搜索,很快锁定纸质档案的存放位置,这需要档案管理人员做好档案归类工作,以便于后期查阅取用。

3.2电子档案与纸质档案的保管

在纸质档案的保管方面,要注重纸张的保存,分析其可能出现的问题,结合实际确定保管措施,在纸质档案保管时,要对其进行编号,将其存放在制定的档案柜中,同时要注重除潮、除虫等,还要做好消防措施,避免突发火灾引起的档案损失。对于电子档案的保管要做好档案备份,将其储存在指定的硬盘中,同时采用先进的防火墙与杀毒软件,定期对电子档案进行审查工作,确保其信息的准确性。加强电子档案的保密管理,采用技术手段与行政手段相结合的方式实现档案保密,必要时可以断网操作。做好档案保管能够为房产企业提供良好的服务,保障企业稳定发展。

4结束语

综上所述,在房产登记中,电子档案与纸质档案各具有不同优势,也存在各自的缺点,因此在房产登记中需要将二者融合起来,共同应用,扬长避短,以保证房产登记后的档案在具有权威性的同时更便于后期的查阅,有效提升房产企业档案管理的效率。在我国房地产事业快速发展的背景下,企业应当顺应档案管理发展的潮流,端正档案管理的观念,积极采取措施克服档案管理的困难,加强企业房产档案管理,从而有效地提升档案管理的效率,为企业档案利用提供更稳定的服务。

参考文献

[1]郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J].科学技术创新,2016(14):181-181.

作者:李宁 单位:安阳市不动产登记中心

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